В компании «УГМК-Телеком» знают, как оказаться на рабочем месте за считанные секунды. Всего один клик компьютерной мыши – и в распоряжении сотрудника оказываются все необходимые документы, личная переписка, свежие новости предприятия и многое другое. Опыт внедрения корпоративного портала в компании с разветвленной филиальной структурой оказался более чем успешным.
Универсальное решение
Идея разработки собственного внутреннего портала родилась в «УГМК-Телекоме» в 2009 году. Компания ширилась, открывались новые участки, увеличивался штат. Возникла необходимость в централизации бизнес-процессов, в создании общей базы документов, в сервисе, позволяющем вовремя сообщать в подразделения актуальную информацию. Примерно в это время в профессиональных СМИ, на семинарах и конференциях для руководителей все чаще стали рассказывать об удобном технологичном решении – интранете, представляющем собой универсальную платформу для организации деятельности предприятий.
Для первой версии корпоративного портала специалисты компании использовали собственную программную разработку. Однако уже в течение первого года ее эксплуатации стало ясно, что «рукодельного» интранета для растущих потребностей динамично развивающегося предприятия недостаточно. Тогда было принято решение в качестве платформы выбрать готовое техническое решение от крупного отечественного разработчика «1С – Битрикс».
Неформальное знакомство
За три года существования корпоративный портал «УГМК-Телеком» стал многофункциональным рабочим инструментом, которым активно пользуются сотрудники всех подразделений компании. Вход на портал осуществляется на компьютере, подключенном к сети Интернет, по индивидуальным логину и паролю. Набор рабочих функций и объем доступной информации назначаются пользователю в зависимости от его должности и подразделения. «Самые востребованные функции на корпоративном портале – это электронное согласование договоров, регистрация входящей корреспонденции, просмотр документов, работа с задачами, обсуждения в рабочих группах, – рассказывает администратор портала, инженер-программист Евгений Куклин, – а самое большое число пользователей фиксируется в день публикации еженедельного выпуска новостей».
Работа по наполнению новостной ленты в «УГМК-Телекоме» организована таким образом, что информационные сообщения, фотографии и видеоролики в течение всей недели стекаются в пресс-службу компании со всех подразделений. Для мотивирования «корреспондентов» мы применяем специально разработанную систему поощрения инициативных людей «Лидер пера». Каждый месяц на портале выбираем информационно активное подразделение (то, что прислало наибольшее число сообщений), а накануне новогодних каникул определяем «Лидера пера года» – участок, который чаще других получал звание «Лидер пера месяца». Подразделению-победителю вручаем памятный кубок «Лидер пера» и ценный приз. Например, «Лидерам пера-2010» – работникам Верх-Нейвинского участка связи – подарили микроволновую печь, а в конце 2011 года на Верхнепышминском участке благодаря полученному им званию «Лидер пера-2011» появилась кофеварка.
«Благодаря новостям, которые готовят подразделения, публикации фотографий и видео, активному участию сотрудников в регулярно проводимых на портале конкурсах и опросах, коллеги из разных городов могут узнать друг друга с неформальной стороны. Это положительно отражается на рабочем процессе и внутренних коммуникациях», – поясняет ведущий специалист по кадрам Надежда Фокина.
Работа on-line
Корпоративный портал – это не только место общения, где можно узнавать и обсуждать новости компании, вести личную переписку, выносить интересующий вопрос на общее обсуждение в рамках форумов и рабочих групп, предлагать новаторские решения в специальном разделе «Инкубатор идей». По мнению генерального директора компании «УГМК-Телеком» Владимира Ланских, корпоративный портал должен фактически выполнять роль рабочего места сотрудника. Здесь должны происходить основные рабочие процессы, включая корпоративное обучение, сюда должна стекаться информация от всех систем – только в этом случае портал будет посещаемым и востребованным. Показательно, что в случае с корпоративным порталом «УГМК-Телеком» эти слова характеризуют не туманное будущее, а вполне реальное настоящее. «Вся входящая корреспонденция, все договоры, оперативное общение с подчиненными, возможность выслушать мнение большого количества сотрудников – для меня наш корпоративный портал уже является электронной рабочей средой, которая доступна мне и за пределами офиса», – рассказывает Владимир Ланских.
Перевод бизнес-процессов в режим on-line – ключевая характеристика корпоративного портала. Сегодня сотрудники «УГМК-Телекома» активно используют такие функции, как электронное согласование договоров, регистрацию входящей корреспонденции, загрузку готовых документов в файловое хранилище. В компании уверены: «оцифровка» бумаг – это не дань моде, а насущная потребность в оперативной и качественной работе. «Конечно, изначально не все исполнители встретили нововведение с энтузиазмом, – вспоминает начальник юридического отдела компании «УГМК-Телеком» Венера Камалтдинова. – Ведь система цифровой работы с документами требует внимательного изучения, понимания ее логики и механизмов. Для этого необходимо приложить определенные усилия. Но надо помнить, что так обычно происходит с любым нововведением: нужно время, чтобы люди к нему привыкли. Как показывает наш опыт, происходит это довольно быстро. Что касается лично меня, то мне электронная форма работы с документами очень нравится. Главные преимущества – это оперативность, наглядность, удобство работы, доступность документа не только в офисе – для того, чтобы поработать с бумагами, достаточно иметь возможность выйти в Интернет».
В ногу со временем
Не последнюю роль в успешном внедрении интранета играет его интерфейс. Пользователь не должен противопоставлять корпоративный портал современным интернет-сайтам. Рабочий портал должен быть простым в использовании, иметь хороший дизайн, а если речь идет о молодом коллективе (в «УГМК-Телекоме» более половины сотрудников моложе 35 лет), то не стоит пренебрегать и различными «фишками», которые популярны во Всемирной паутине. Так, например, на корпоративном портале «УГМК-Телеком» есть возможность «лайкать» (ставить отметку «мне нравится»): так можно оценить новости, высказывания сотрудников и даже документы. А в связи с растущей популярностью Wi-Fi (беспроводного Интернета) в эксплуатацию уже запущена мобильная версия портала для планшетных компьютеров и смартфонов.
«Корпоративный портал делает реальной идею виртуального офиса, цифровой рабочей среды, – резюмирует Владимир Ланских. – Из любой точки мира сотрудник может зайти на портал, и ему становятся доступны работа с документами (создание, согласование, архивация), общение с коллегами, база знаний и многое другое. Здесь даже можно организовать виртуальное совещание, используя, если нужно, возможности видеосвязи. Корпоративный портал снимает проблему оперативного доведения информации до сотрудников, ознакомления их со стратегией развития компании: теперь каждый работник видит, в каком направлении движется предприятие. Внутренняя деятельность компании становится более прозрачной».
Анна Петелина (Корпоративный журнал УГМК, февраль, 2013).